Чек-лист: что мешает вашему бизнесу расти

Хорошо, когда бизнес растет, плохо, когда увядает. Но часто он просто стоит на одном месте. И чем дольше компания находится в таком состоянии, тем сложнее что-то изменить. При этом внешне может казаться, что все в порядке: и лидов много, и клиенты довольны, но чистая прибыль все равно не растет. Может, проблема в том, как работает отдел продаж? Или в том, что вы никак не можете понять, насколько эффективно работают сотрудники? 

Мы подготовили чек-лист, который поможет найти скрытые «тормоза»‎ вашего бизнеса и подскажет, как с ними бороться. 

Дыра в отделе продаж

Может показаться, что для бизнеса нет ничего лучше, чем большой поток лидов. Ведь любой поступающий запрос – это потенциальная прибыль. Но на деле не каждый отдел продаж может справиться с такой нагрузкой. Клиенты приходят с разных каналов, а нанимать менеджеров под конкретное направление затратно, особенно для стартапов. А еще сотрудники зачастую параллельно оформляют доставку или разбираются с бракованным товаром. И все это приводит к двум неприятным ситуациям: 

Менеджеры либо вообще пропускают лиды, либо забывают их обработать. Ведь даже самый опытный сотрудник не сможет контролировать все каналы связи и помнить о каждой сделке. 

Сотрудники работают только с целевыми клиентами. Так они экономят время и не жертвуют своим процентом от продаж. А ответственность за невыгодные сделки менеджеры перекладывают друг на друга, что снижает вероятность обработки лида. При этом сотрудники могут не называть руководителю реальных причин отказа. 

В итоге из-за плохо выстроенного рабочего процесса и отсутствия зон ответственности лишь малая часть лидов доходит до заключения сделки. Лиды буквально «выливаются» без результата. Чтобы решить эту ситуацию, вам не придется нанимать еще десяток менеджеров или вводить жесткие штрафы. Достаточно внедрить CRM-систему Аспро.Cloud. 

Так как заявки со всех источников связи система собирает автоматически, менеджерам не придется контролировать отдельно каждую площадку и тратить время на переход с одного сайта на другой. Это позволит сэкономить время и не упустить ни один лид. Любой запрос попадает сразу в воронку продаж, и за ним автоматически закрепляется ответственный. Вы сможете легко увидеть, обработал ли менеджер заявку вовремя. А если кто-то долго будет откладывать работу по сделке, система отправит уведомление руководителю отдела. 

Также в Аспро.Cloud можно настраивать причины отказов и смотреть по ним статистику. Продумайте, почему клиент может передумать покупать у вас, и добавьте эти причины в систему. Может быть, цена товара не соответствует его бюджету, или с ним не связались вовремя. 

Статистику по причинам отказов можно посмотреть как по всему отделу продаж, так и по конкретному сотруднику. Зачем это нужно? Представим ситуацию: в отчете видно, что у одного менеджера 80% отказов по цене, а у всех остальных только 10%. Скорее всего, проблема – плохая и не очень честная работа конкретного сотрудника, а не неправильное ценообразование. 

Конечно, вряд ли кто-то признается, что работает только с самыми выгодными сделками. Но для этого Аспро.Cloud можно интегрировать с IP-телефонией и электронной почтой. Тогда все письма и записи звонков будут храниться в карточке сделки, и вы сможете в любой момент проверить, в чем была истинная причина отказа.

Новый друг дороже старых двух

Привлекать новых клиентов всегда сложнее и дороже, чем работать с уже готовой базой. Это подтверждает исследование платформы ThinkImpact. Так, приобретение нового клиента может стоить в 5–25 раз дороже, чем удержание существующего.

Но зачастую компании уделяют много времени на расширение базы, а на работу с лояльностью вообще не выделяют ресурсов. При таком подходе стоимость продажи будет всегда расти, а, соответственно, увеличить чистую прибыль будет очень тяжело. 

В Аспро.Cloud есть инструменты, которые помогают улучшить лояльность. И самый эффективный способ – напоминания и рассылки. При этом в Аспро.Cloud они отправляются автоматически, нужно лишь задать условия. А еще вы можете запланировать звонок, чтобы менеджер в нужный момент связался с клиентом. 

Особенно хорошо работает этот инструмент, если вы оказываете регулярные услуги или продаете сезонные товары. Но для других сфер этот вариант тоже можно адаптировать. Например, вы продаете надувные лодки и примерно понимаете, что их срок службы около 5 лет. Запланируйте рассылку через это время после покупки, чтобы покупатель вновь вернулся к вам. 

Также в системе есть карточка клиента. Она хранит всю историю взаимодействия с клиентом, а также личные данные, которые необходимы для заключения сделки. 

Это помогает узнать предпочтения клиента, его ситуацию и боли. А уже на основе этой информации предложить товары или услуги для повторной покупки. И, скорее всего, сделка окажется успешной. Ведь вы не только подобрали релевантное предложение, но и проявили заботу. 

Также карточка клиента помогает работать с негативным опытом. Например, клиент что-то купил у вас, но столкнулся с проблемой и сообщил об этом. Вы сможете быстро разобраться в ситуации и предложить решение, которое удержит покупателя. 

А чтобы ускорить процесс поиска информации в карточке, вы можете создавать свои пользовательские поля. Семейное положение, возраст, наличие загранпаспорта, профессию – все, что вам требуется для успешной продажи. 

По таким полям в системе можно сегментировать базу клиентов. Например, если хотите запустить акцию по людям, у которых есть домашние животные. Выберите этот фильтр и выгрузите контакты покупателей. Так вы сможете проводить более эффективные маркетинговые активности и получать качественные результаты. 

Доверяй, но проверяй

Иногда предприниматели могут думать, что управление персоналом не требует особого внимания. Им кажется, что команда достаточно взрослая и профессиональная, чтобы справляться с задачами без надзора. Предприниматель доверяет сотрудникам и верит в их самоорганизацию. 

Может быть и такое, что собственник не хочет казаться деспотом и контролировать каждый шаг сотрудников. У него есть страх, что такое поведение вызовет недовольство в коллективе и подорвет доверие между руководством и сотрудниками.

Еще один фактор, почему в компании нет контроля за персоналом, – уверенность в том, что есть более важные задачи, которым следует отдавать предпочтение. В голове у руководителя может складываться картина, в которой наём правильных людей решает все проблемы, и дальше команда будет работать как часы. 

Но в любом случае отсутствие контроля за работой сотрудников всегда тормозит развитие бизнеса. И вот почему: 

Снижение мотивации. Когда работники не чувствуют, что их усилия замечают и ценят, их внутреннее желание вкладываться в работу угасает. Они перестают выполнять работу на высоком уровне, что приводит к падению производительности. 

Отсутствие ответственности. Сотрудники, которые не чувствуют ответственности перед руководством, могут позволить себе меньше работать. Со временем это может сильно отразиться на общих показателях бизнеса. 

Недобросовестное поведение. Без контроля кто-то из сотрудников может решить, что может безнаказанно «‎позаимствовать»‎ офисные принадлежности или, что еще хуже, данные клиентов или отчетность. Это может серьезно подорвать репутацию компании и доверие к ней. 

Атмосфера в коллективе. Если работник видит, что его коллега работает гораздо меньше, и при этом никаких мер не принимается, ему самому захочется расслабиться. Из-за такой обстановки самые целеустремленные и талантливые часто уходят, потому что чувствуют себя не в своей тарелке. 

Снижение лояльности клиентов. Качество товаров и услуг напрямую связано с работой персонала. Если у сотрудников нет желания выполнять свою работу хорошо, это скажется в том числе и на клиентах. Покупатели будут негативно воспринимать бренд и не захотят повторно обращаться в компанию. 

Но контроль – это не только о наказаниях и ограничениях. Это способ показать команде, что их усилия важны для общего дела. Когда правильно организована обратная связь, сотрудники понимают, что их работа ценится, и это стимулирует их к новым достижениям. А честная система поощрений за хорошую работу только добавляет мотивации.

Так что если подходить к контролю как к части бизнес-процесса, то это только укрепит команду и поможет бизнесу расти. Аспро.Cloud помогает выстроить прозрачный рабочий процесс и организовать системный контроль. 

Например, в системе есть модуль «Задачи‎»‎, который помогает предпринимателю ставить сотрудникам поручения и отслеживать их выполнение. Для удобной навигации задачи попадают в категории «Поручено‎»‎ и «Принять работу». 

Также в Аспро.Cloud можно контролировать ход отдельных проектов. Для этого в системе есть модуль «Проекты». Вы можете увидеть список всех заказов и краткую информацию по каждому из них. 

Чтобы детальнее изучить проект и узнать, как обстоят дела по конкретному заказу, вы можете воспользоваться двумя вариантами: 

• Обратиться к менеджеру проекта. В Аспро.Cloud можно в один клик узнать ответственного. Для этого нужно только перейти в карточку проекта. Сотрудник будет указан в специальном поле «Менеджер проекта».
• Проанализировать ход проекта самостоятельно. Для этого в системе есть наглядная kanban-доска со всеми задачами, диаграмма Ганта, порядок работ и финансовые показатели по каждому проекту. 

Если сфера вашего бизнеса не связана с проектной работой, в системе есть отчеты по сотрудникам. Они помогают понять, насколько эффективно работает каждый сотрудник и начислить бонусы за хорошую работу. 

Аспро.Cloud формирует отчетность по плановому и фактическому времени выполнения, а также по количеству задач. Можно посмотреть результаты по всей команде или одному сотруднику. 

Добавьте всех сотрудников в систему и введите регламенты, благодаря которым вся работа будет происходить в Аспро.Cloud. Так вы сможете получить полную картинку эффективности сотрудников и при необходимости скорректировать бизнес-процессы.

Деньги счет любят

Внешне может казаться, что дела бизнеса идут хорошо. Например, каждый месяц растут продажи и обороты. И предприниматель со спокойной душой придерживается существующей стратегии. Но надо понимать, что обороты – далеко не самый важный показатель успеха. Может оказаться, что на производство товаров вы тратите в два раза больше денег, чем получаете от их продажи. Или компания вкладывает много ресурсов в самую популярную услугу, но по итогу оно оказывается нерентабельным. Отсутствие аналитики финансовых показателей может не только замедлить рост бизнеса, но и привести компанию к банкротству. 

Чтобы правильно оценивать финансовое состояние бизнеса и принимать верные решения, необходимо вести управленческий учет. Вы можете самостоятельно определить, какие именно отчеты будете использовать в вашей компании, но мы рекомендуем присмотреться к основным: 

Движение денежных средств. Этот отчет помогает понять, откуда приходят деньги и куда уходят. Он учитывает перемещения денег по операционной деятельности, инвестиционным и финансовым направлениям. 

Отчет о прибылях и убытках. Он показывает прибыль от деятельности и затраты, которые были необходимы для ее получения. Отчет помогает понять, растет ли прибыль, и куда стоит вкладывать деньги. 

Рентабельность проектов. Отчет показывает рентабельность отдельных проектов на основе фактических поступлений и списаний.  

Платежный календарь. Это план всех платежей и поступлений с разбивкой по дням. Он учитывает расходы на вашу деятельность, предоплату от заказчиков и выручку продаж, а также показывает кассовый разрыв. 

Бюджетирование. Инструмент, который помогает планировать, контролировать и анализировать исполнение бюджетов компании. Благодаря этому можно эффективно использовать ресурсы и достигать финансовых целей. 

Все эти отчеты вы можете составить вручную на бумаге или занести данные в таблицу. Также вы можете вести управленческий отчет в Аспро.Cloud. Благодаря интеграции с банками вам не придется самостоятельно заполнять данные и рассчитывать показатели. 

В системе есть все необходимые отчеты для управленческого учета. А оценивать показатели вы сможете по всем счетам и юридическим лицам. Также в Аспро.Cloud можно настроить мультивалютность, если вы работаете на международном рынке. 

Если у вас нет достаточно времени для детального изучения отчетов, можно настроить виджеты. Они помогут следить за чистой прибылью, рентабельностью и поступлениями и списаниями по всем расчетным счетам. 

Долг платежом красен

Многие компании работают по постоплате. Это может быть связано со спецификой бизнеса, например, в строительной сфере или сфере услуг. Но также этот подход могут использовать стартапы. Например, чтобы привлечь больше клиентов. И все бы ничего: бизнес же получает деньги, просто немного позже. Но на деле с постоплатой возникают трудности, которые мешают росту компании. 

Самый частый сценарий – клиенты задерживают оплату, а у вас не хватает денег на запуск новых проектов. В итоге вы отказываетесь от заказа или берете кредит под высокие проценты. Оба варианта неэффективны. 

Реже, но все же бывают ситуации, когда клиенты вообще не выполняют свои обязательства и просто не переводят оплату. И тогда ваш бизнес начинает уходить в минус. Несколько таких проектов, и вот компания уже на грани банкротства. 

Чтобы избежать этих ситуаций, необходимо взять дебиторскую задолженность под контроль. В Аспро.Cloud можно сделать это двумя способами. 

Контроль счетов и актов. В системе вы можете не только создавать и выставлять счета, но и отслеживать их оплату. Для этого Аспро.Cloud фиксирует все отправленные документы в едином списке и показывает статус каждого счета: не оплачен, оплачен или просрочен. 

Так вы сможете в один клик увидеть клиентов, которые задерживают оплату, и сможете связаться с ними. А еще список можно сортировать с помощью фильтров по ответственному, контрагенту или дате оплаты. Это упрощает анализ дебиторской задолженности. 

Также система автоматически формирует отчет по оплате счетов. Он будет полезен, если вы не хотите тратить много времени на работу с дебиторкой, и при этом вам требуются конкретные цифры. 

Отчет показывает количество и сумму выставленных и оплаченных счетов, автоматически рассчитывает конверсию и выводит задолженность по периодам просрочки. 

Платежный календарь. Запланируйте в календаре плановые поступления от ваших клиентов, чтобы вовремя напомнить об оплате или среагировать на задолженность. Если вы предоставляете период для оплаты, укажите в календаре крайний срок. 

Вы можете пойти клиенту навстречу и перенести оплату на более поздний срок. Но для этого нужно убедиться, что вы не столкнетесь с кассовым разрывом. Удалите в календаре плановое поступление, а система автоматически покажет дату, когда денег на обязательства может не хватить. Так вы поймете, сколько дней вы можете еще подождать оплату. 

Что делать, если клиент отказывается вам платить или не выходит на связь:

Подготовьте письменный запрос с напоминанием. 

Предложите реструктуризацию долга. 

Отправьте предарбитражное уведомление – это такое же напоминание о задолженности, но с указанием того, что вы собираетесь решить вопрос в судебном порядке. 

Обратитесь с исковым заявлением в суд. 

И помните, что обращаться в суд следует не позже, чем через 3 года. Долги имеют срок давности, и спустя 3 года все, что вы сможете сделать – списать его как безнадежную задолженность. 

Растут сотрудники – растет бизнес

Часто руководители отказываются от обучения сотрудников и не уделяют время на их профессиональное развитие. Ведь кажется, что специалист может претендовать на ваше место или уйти с новыми знаниями в новую компанию. Но такой подход – путь в никуда. Бизнес будет стоять на месте, пока его работники не начнут расти в своей области.

Почему так происходит: 

Ваши идеи по развитию бизнеса не бесконечны. Бизнес растет благодаря новым идеям и инновациям. Когда руководство не взаимодействует с командой, оно теряет возможность стимулировать креативность сотрудников и мотивировать их на поиск нестандартных решений. Компании, где нет обратной связи и поддержки инициатив, часто застревают на одном месте.  

Сильная текучка кадров. Если сотруднику не удается реализовать свои амбиции, скорее всего, он уйдет туда, где у него это получится. Потеря ценных работников не только наносит ущерб текущим проектам, но и заставляет компанию тратить ресурсы на поиск и обучение новых сотрудников, что замедляет ее развитие. 

Большая операционная нагрузка. Когда вы тащите все на себе, у вас заканчиваются ресурсы на управленческие задачи. Соответственно, бизнес выходит из-под контроля и начинает плыть по течению. 

Низкая эффективность работы. Любому человеку сложно работать без мотивации. Поэтому если вы не инвестируете в будущее сотрудника и не заботитесь о нем, продуктивность автоматически снижается. Вы платите зарплату, а результата не получаете. 

Может возникнуть вопрос: где взять время на обучение и развитие сотрудников? Ведь чтобы чему-то научить, нужна не одна встреча. А если в компании 100 или 200 работников? В Аспро.Cloud есть решение этой проблемы – внутренняя база знаний. 

Этот модуль помогает создавать полезные материалы для сотрудников и хранить их в одном месте. Так, вы сможете один раз подготовить нужную информацию, а затем просто отправлять нужным специалистам. Также поделиться опытом смогут опытные специалисты. 

А чтобы обучение было еще более эффективным, в базе знаний можно оставлять комментарии и задавать вопросы руководителю или коллегам. Еще вы можете настраивать права доступа к материалам, чтобы не нагружать новичков и специалистов в других областях. 

Аспро.Cloud для роста вашего бизнеса

Чтобы выстроить прозрачные бизнес-процессы в вашей компании и быстро реагировать на изменения, регистрируйтесь в системе Аспро.Cloud. Попробовать инструменты и убедиться в их эффективности можно бесплатно в течение 14 дней.  

А промокод SEONEWS30 даст скидку 30% на первую оплату любого тарифа.

Источник: www.seonews.ru